مدیران روابط عمومی ادارات کردستان: روابط عمومی توجیه‌گر و مدافع تنها یک شخص یا سازمان نیست

مدیران روابط عمومی ادارات کردستان معتقد هستند که در شعار همه روابط عمومی را مهم می‌دانند اما در عمل بصورت جدی بدان توجه نمی‌کنند و فقط روابط عمومی را بعنوان توجیه‌گر و وسیله ترقی خود می‌دانند در حالیکه روابط عمومی تنها مدافع حقوق سازمان نیست بلکه مدافع حقوق عامه مردم یا مشترکان نزد سازمان است و روابط عمومی شخص مدیرکل نیست بلکه روابط عمومی سیستم و سازمان است و نباید جایگاه آن را به این وضعیت تقلیل بدهیم.

خبرگزاری فارس کردستان/عدالت ناصری؛ در دورانی که اطلاع‌رسانی در همه عرصه‌ها پیشتاز است اهمیت جایگاه روابط عمومی دوچندان شده به گونه‌‌ای که موفقیت سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌ها و دوامشان در عرصه فعالیت‌های تخصصی به عملکرد روابط عمومی‌های آن وابسته است.

بی‌شک در عصر ارتباطات روابط عمومی از ابزارهای قوی مدیریت افکار عمومی است و حلقه ارتباط بین مدیران و کارکنان و پل ارتباطی با مخاطبان به شمار می‌رود.

به منظور اهمیت و جایگاه روابط عمومی، بیست و هفتم اردیبهشت ماه روز جهانی روابط عمومی و ارتباطات نامگذاری شده که سرفصلی از تعهد، تخصص، علم و هنر به شمار می‌رود.

آموزش نیاز اصلی روابط عمومی ادارات کردستان

معاون روابط عمومی و امور بین‌الملل حوزه استاندار کردستان، روابط عمومی را چشم بینا، گوش شنوا و زبان گویای سازمان‌ها و ادارات دانست و اظهار کرد: روابط عمومی باید بتواند با استفاده از این سه ابزار قدرتمند پل ارتباط بین مدیران و مخاطبان سازمان باشد و علاوه بر انجام فعالیت‌های درون سازمانی و ارتباط با کارکنان، با خارج از سازمان نیز ارتباط برقرار کند.

شهریار یاسینی افزود: در حال حاضر در بیش از ۸۰ درصد ادارات استان کردستان جایگاه روابط عمومی بخوبی شناخته شده است و مدیران می‌دانند که اگر روابط عمومی فعال نداشته باشند نمی‌توانند در دنیای ارتباطات کنونی سهمی داشته باشند و مخاطب را آنگونه که باید به سمت فعالیت‌های سازمان خود جذب کنند.

وی خاطرنشان کرد: براساس ارزیابی‌هایی از وضعیت روابط عمومی در ادارات، شاهدیم مدیران به جایگاه روابط عمومی دست یافته‌اند و در بسیاری از کارهای مسوولان اداره از روابط عمومی مشورت می‌گیرند و این مهم بیانگر فعال بودن روابط عمومی در ادارات است.

معاون روابط عمومی و امور بین‌الملل حوزه استاندار کردستان همچنین به مشکلات حوزه روابط عمومی پرداخت و اعلام کرد: امروزه یکی از مولفه‌های اثرگذار در تقویت و پیشبرد اهداف روابط عمومی‌ها آموزش است و هیئت رئیسه استانداری کردستان در تلاش است تا دوره‌های آموزشی را برای روابط عمومی ادارات برگزار کند.

یاسینی با اعلام این موضوع که با همکاری جهاد دانشگاهی دوره‌های آموزشی روابط عمومی از طریق فضای مجازی برای روابط عمومی‌ها برگزار شده است، افزود: اما به دلیل شیوع ویروس کرونا فعلا امکان برگزاری دوره‌‌های حضوری نیست و در صورت بهتر شدن وضعیت دوره‌های حضوری نیز برگزار خواهیم کرد.

وی اعلام کرد: به منظور ارزیابی وضعیت روابط عمومی‌های ادارات و سنجش توانمندی آنها جشنواره‌ای در اواخر سال ۹۹ با عنوان جشنواره پایگاه‌های اطلاع‌رسانی روابط عمومی‌ها برگزار شد که در این جشنواره ۱۰ روابط عمومی برتر مشخص و معرفی شدند.

 وی با تبریک روز روابط عمومی، اضافه کرد: به دلیل شیوع کرونا امکان برگزاری مراسم تجلیل از روابط عمومی‌ها وجود ندارد اما طی نامه‌ای از روابط عمومی ادارات درخواست می‌شود تا مجموعه روابط عمومی ادارات خود را مورد تقدیر قرار دهند.

معاون روابط عمومی و امور بین‌الملل حوزه استاندار کردستان همچنین استفاده از شبکه‌های اجتماعی و فضای مجازی را اقدامی موثر در پیشبرد اهداف روابط عمومی‌ها دانست و گفت: روابط عمومی ادارات باید با استفاده از این ظرفیت و با ایجاد تعامل و همکاری با رسانه‌ها زمینه‌ساز تحقق اهداف خود باشند.

اطلاعات فنی و تخصصی سازمان باید در روابط عمومی پالایش شود

مدیر روابط عمومی شرکت آب و فاضلاب استان کردستان نیز معتقد است؛ یک روابط عمومی موفق باید دارای سه ویژگی باشد که شامل سازمان‌آگاهی، جامعه‌‌آگاهی و تحلیل رابطه سازمان و جامعه است

ادریس شریفی بیان کرد: در راستای مولفه «سازمان‌آگاهی» روابط عمومی باید بر همه مسایل و مشکلات سازمان خود اعم از ریز و درشت آگاهی و اشرافیت داشته باشد.

وی افزود: براساس مولفه «جامعه‌آگاهی» روابط عمومی باید مسایل و حساسیت‌های جامعه را بخوبی درک کند و شناخت خوبی از افکار عمومی داشته باشد و براساس ویژگی «تحلیل رابطه‌ی سازمان و جامعه» روابط عمومی باید نیاز و مطالبه جامعه از سازمان خود را شناسایی کند و بر اساس اطلاعاتی که در اختیار دارد با تحلیل آنها نیاز مخاطبان سازمان را تشخیص و نسبت به رفع آن اقدام نماید.

وی یکی از اهداف اصلی روابط عمومی در سازمان‌ها و شرکت‌ها را افزایش ظرفیت دانایی مردم نسبت به سازمان متبوع خود و عمومی کردن دانش سازمان برای مخاطبان و در کل عامه مردم دانست و یادآور شد: براین اساس روابط عمومی می‌تواند درک مشترکی از عملکرد، خواسته‌ها و انتظارات آن سازمان نزد مخاطبان و مدیران سازمان بوجود آورد.

مدیر دفتر روابط عمومی شرکت آب و فاضلاب استان کردستان عنوان کرد: در شرایط امروز جامعه ما و انبوه روزافزون انباشت اطلاعات پیچیده و بعضا زاید و یا سودمحور برای مخاطبان، ساده‌سازی مفاهیم و اصطلاحات  مخصوصا در شرکت‌های تخصصی و مهندسی برای اقناع افکار عمومی و گسترش دانش عمومی سازمان بیش از پیش ضرورت می‌یابد بنابراین باید بپذیریم دوران ارتباط یک‌سویه و ارسال کوهی از اطلاعات و مفاهیم تخصصی و پیچیده و سردرگم کردن مخاطب به پایان رسیده است و نه تنها اثر مثبتی ندارد بلکه جواب عکس می‌دهد.

شریفی گفت: به قول لاسول یکی از نظریه‌پردازان ارتباطات، دوران پیام‌های مستقیم بسر رسیده است و متاسفانه در سازمان‌های ما که عمدتا نگاه سنتی بر فرایندهای سازمانی غالب است هیچگاه به این مهم توجه نشده است و در ارتباط با مردم به اطلاعات خام فنی و تخصصی بسنده شده است که چیزی جز سردرگمی مردم بعنوان ذینفعان بیرونی سازمان در برنداشته است.اطلاعات فنی و تخصصی سازمان باید در روابط عمومی پالایش و ساده سازی شود و با خلق داستان در قالب‌های غیر رسمی برای مخاطبان آماده شود بنحویکه میزان اثرگذاری و دامنه نفوذ آن بیشتر شود.

وی با بیان اینکه روابط عمومی با تکیه بر دانش و تخصص و به مدد بهره‌گیری از اطلاعات فنی و تخصصی سایر بخش‌ها دست به تولید محتوای سبز (green context) می‌زند تا بتواند اطلاعات ضروری موردنیاز مخاطبانش را تا حد ممکن فراهم نماید، اذعان کرد: برای تولید و ارائه محتوای سبز نیازبه تخصص، هوشمندی و شناخت مخاطب داریم باید دید در حوزه کاری شما چه چیز برای مخاطب جذاب است که زیاد تغییر نمی کند؟ مفاهیمی که مخاطبان دائم در جستجوی آن هستند کدامند؟

وی اضافه کرد: امروزه به جای قالب‌های رسمی رسانه‌ای نظیر خبر و گزارش و مصاحبه از داستان‌گویی به مثابه یک قالب ارتباطی موثر در روابط عمومی بمنظور ایجاد و توسعه اعتماد یا بازسازی و تقویت آن استفاده می‌کنند، همان چیزی که در روزنامه‌نگاری به آن روزنامه‌نگاری برند می‌گویند.

مدیر دفتر روابط عمومی شرکت آبفا کردستان عنوان کرد: روابط عمومی‌ها اگر بخواهند بسوی همدلی و ترغیب مخاطبان گام بردارند باید از روزنامه‌نگاری برند استفاده کنند بطوریکه با نوشتن داستان در مورد خاطرات و  تجربه‌های مثبت و غیره در قالب‌های غیررسمی نظیر موشن‌گرافی، داستان‌نویسی و متن و تصویر و با خلق تصویر ذهنی مناسب در مخاطبانشان علاقه‌مندی، همدلی و درک مشترک ایجاد نمایند.

شریفی افزود: یکی از مزیت‌های مهم  روزنامه‌نگاری برند و داستان‌گویی ایجاد رابطه گفت‌وگو محور است که در مشتری یا مخاطب احساس تعلق ایجاد می کند اما با این وصف روابط عمومی تا رسیدن به جایگاه واقعی خود در ادارات کردستان فاصله زیادی دارد و هنوز بین انتظار از روابط عمومی با جایگاه و امکانات آن تناسبی وجود ندارد و هنوز مدیران روابط عمومی را بعنوان مشاوران رسانه‌ای و کسانی که می‌توانند در امر تصمیم‌سازی دخیل باشند نپذیرفته‌اند.

وی گفت: در شعار همه روابط عمومی را مهم می‌دانند اما در عمل بصورت جدی بدان توجه نمی‌کنند و فقط روابط عمومی را بعنوان توجیه‌گر و وسیله ترقی خود می‌دانند در حالیکه روابط عمومی تنها مدافع حقوق سازمان نیست بلکه مدافع حقوق عامه مردم یا مشترکان نزد سازمان است و روابط عمومی شخص مدیرکل نیست بلکه روابط عمومی سیستم و سازمان است و نباید جایگاه آن را به این وضعیت تقلیل بدهیم.

روابط عمومی ادارات نیازمند داشتن نیروی متخصص و علاقمند

رئیس اداره روابط عمومی و اطلاع رسانی کمیته امدادامام خمینی(ره) استان کردستان نیز ویژگی روابط عمومی را در داشتن مهارت و تخصص در حوزه ارتباطات و روابط عمومی، علاقه‌مندبودن به کار، توانایی نوشتن و قدرت بیان، آشنایی و ارتباط با رسانه‌های جمعی و داشتن احساس مسئولیت دانست و گفت: روابط عمومی باید ارتباط خوبی با سازمان‌ها، مردم و افراد شاخص جامعه داشته باشند و نسبت به کار خود احساس مسئولیت کند.

خالد مینایی به جایگاه روابط عمومی در ادارات پرداخت و گفت: متأسفانه بدلیل کم اهمیت جلوه‌دادن حوزه روابط عمومی توسط برخی از مدیران، در بسیاری از ادارات عملا از نیروی متخصص و علاقه‌مند برخوردار نیستند و بیشتر دچار روزمرگی و امورات سنتی شده و از فضای الکترونیک و سایت‌های خبری و مجازی بدور هستند.

وی به انتظار روابط عمومی از مدیران دستگاه‌ها اشاره کرد و گفت: استفاده از مدیران روابط عمومی بعنوان مشاور عالی مدیر سازمان‌، دادن اختیار تام در امر تبلیغات و اطلاع‌رسانی، ایجاد جایگاه سیستم باز مدیریتی در امر ارتباطات برون سازمانی و اختصاص اعتبار ویژه به بخش روابط عمومی لازمه پیشبرد اهداف روابط عمومی است.

وی عدم آشنایی مدیران با حوزه کار و اختیارات روابط عمومی، عدم برگزاری دوره‌های آموزشی تخصصی منسجم، دوری مسئولان روابط عمومی از مطالعات تخصصی، عدم شایسته سالاری در گزینش نیروهای روابط عمومی، عدم توجه به ساختار و چارت سازمانی در راستای افزایش نیروهای کارشناس و خبرنگار در این حوزه را از مشکلات حوزه روابط عمومی دانست و گفت:  استفاده از تکنولوژی و فناوری نوین امروزه در صدر برنامه‌های سازمان‌ها و بخش خصوصی و عامه جامعه بوده بر همین اساس بخاطر نیاز جامعه دیگر روش‌های سنتی جوابگو نیست و ما هم همگام با فناوری روز دنیا از سامانه الکترونیکی سایت خبری، سامانه‌های اطلاع‌رسانی و فضای مجازی برخوردار هستیم.

رئیس اداره روابط عمومی و اطلاع رسانی کمیته امدادامام خمینی استان کردستان اضافه کرد: در اختیار داشتن ابزارهای نوین ارتباطی و الکترونیکی همراه با مهارت و راهبرد استفاده مناسب در زمان و مکان و همچنین شناخت مخاطبان در جهت نشر اطلاعات، مهمترین ابزار برای فعالیت بهتر روابط عمومی به شمار می‌رود، بی‌شک روابط عمومی آرمانی و یک ارتباط دوسویه بین یک سازمان و جامعه است و تبلیغات یک سویه و بعنوان یک مبلغ و آوازه‌گر عمل می‌کند و نباید روابط عمومی را با تبلیغات یکی دانست.

مینایی در پاسخ به این سوال که چگونه از رسانه‌های اجتماعی برای کمک به مشتریان خود استفاده می‌کنید، افزود: با تعامل با رسانه و دعوت از رسانه برای ورود به فرآیند ارائه خدمات به مشتریان و همچنین ارائه گزارش عملکرد و انتشار برنامه و خدمات از طریق رسانه‌ها می‌توان به مشتریان خود کمک کرد و اعتماد عمومی ایجاد کرد.

روابط عمومی ترکیبی از هنر و دانش 

مدیر روابط عمومی سازمان صنعت، معدن و تجارت کردستان نیز با تبریک روز روابط عمومی، اظهار کرد: روابط عمومی نوعی عشق و علاقه و تخصص است که باید هنر و دانش را با هم ترکیب کرد تا واقعیات سازمان را به مردم منتقل کرد چرا که روابط عمومی نقطه اتصال ادارات با مردم و مخاطبان است.

بهروز ابراهیم‌آبادی عنوان کرد: روابط عمومی در جوامع توسعه یافته نقش اثرگذاری در تصمیم سازی و تصمیم گیری برای برنامه‌ریزی های میان مدت و بلندمدت دارد و دارای دامنه گسترده‌ای است و باید بازخوردها را جمع‌آوری کند تا بتواتند در راستای تحقق اهداف روابط عمومی بکوشد.

وی با اشاره به اینکه ضعف اصلی روابط عمومی در کشور ما و سایر کشورها سوء مدیریت و عدم اطمینان به روابط عمومی است، افزود: روابط عمومی قلب و مغز و شخصیت سازمان است و روابط عمومی شخص دوم سازمان است و باید جایگاه خود را در ادارات و نهادها حفظ کند.

وی اضافه کرد: روابط عمومی «از» دارد اما «تا» ندارد، بیان کرد: روابط عمومی «از» صبح سرکار است و «تا» کی باید سرکار باشد معلوم نیست چرا که به منزله آچارفرانسه سازمان کار می‌کند و تمام مدت روز و شب خود را صرف فعالیت می‌کند.

روابط عمومی موفق باید با ابزارهای کار در فضای ارتباطی و فناوری‌های روز آشنایی داشته باشد

مدیر روابط عمومی آموزش و پرورش استان کردستان نیز با تبریک روز جهانی ارتباطات و روابط عمومی به تلاشگران عرصه اطلاع رسانی اظهار کرد: به نظر من با توجه به جایگاه و اهمیت حرفه روابط عمومی، کسی که در این حوزه فعالیت می‌کند باید دارای ویژگی‌های خاص و منحصر فردی باشد، لذا فردی که در این جایگاه قرار می‌گیرد باید دارای مهارت، دانش، توانایی، خصوصیات، سبک و شیوه کار باشد.

وی بیان کرد: از جمله این ویژگی‌ها توجه به ارتباطات انسانی و کلامی، ذوق و شوق شغلی نسبت به کار، فصاحت و بلاغت در کلام، دارای اعتماد به نفس و قدرت تصمیم‌گیری در شرایط سخت، قدرت تجزیه و تحلیل، دارای دانش تخصصی روابط عمومی، مسلط به تکنیک‌های روز روابط عمومی، آشنایی با رسانه‌ها، رعایت اصول عملی در انجام کار، صداقت، سرعت، دقت، پویایی و غیره است.    

علیرضا منتشلو به جایگاه روابط عمومی در ادارات استان پرداخت و یادآور شد: جایگاه روابط عمومی در ادارات استان نسبت به قبل قطعا ارتقاء یافته است و مدیران ارشد استان و دستگاه‌ها به اهمیت این جایگاه واقف بوده و در نشست‌ها و جلسات مختلف بر این موضوع همواره تاکید شده است، اما برای رسیدن به جایگاه مطلوب و واقعی نیاز به توجه ویژه، پشتیبانی و حمایت مستمر است که باید ضمن توجه به نیروی انسانی، تجهیز امکانات و توانمندسازی نیروی انسانی شاغل در روابط عمومی‌ها نیز در دستور کار باشد.

وی بیان کرد: انتظار می‌رود بر اساس اهمیت و جایگاه قانونی روابط عمومی و با توجه به نقشی که روابط عمومی در دستگاه و ارتباط درون و برون سازمانی و افکار عمومی دارد، توجه شود، به خصوص در شرایط امروز که توجه به مخاطب، اقناع افکار عمومی و پاسخگویی و شفاف‌سازی خیلی مهم است و گسترش رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی نیز بر اهمیت کار روابط عمومی افزوده است.

وی به مشکلات پیش‌روی روابط عمومی‌های استان پرداخت و گفت: قطعا مشکلاتی پیش‌روی این حوزه در دستگاه‌ها وجود دارد که از جمله این مشکلات عدم توجه کافی به جایگاه روابط عمومی، عدم حضور نیروهای متخصص در روابط عمومی و با توجه به شرایط سخت آن در برخی مواقع، نیروهای متخصص و توانمند از فعالیت در این حوزه استقبال نمی‌کنند، عدم تجهیزات به روز و برخورداری از امکانات و ظرفیت‌های لازم، با توجه به حضور نیروی انسانی غیر مرتبط و نیمه مرتبط، عدم آشنایی کامل افراد با رسالت روابط عمومی و کار در این حوزه می‌توان اشاره کرد.   

مدیر روابط عمومی آموزش و پرورش کردستان اعلام کرد: امروزه با تحولات صورت گرفته در تکنولوژی و دانش بشری، دیگر روابط عمومی سنتی پاسخگویی نیاز مخاطبان نیست و برای فعالیت و موفقیت در این حوزه، روابط عمومی باید از شیوه‌های سنتی به سمت روش‌های نوین و الکترونیک پیش برود و روابط عمومی آموزش و پرورش نیز همگام با کنشگران و فعالان این حوزه، در راستای پیگیری فعالیت‌ها و انجام مطلوب ماموریت‌های خود و به منظور ارتباط بهتر با مخاطبان، از تکنولوژی و ابزارهای ارتباطی جدید استفاده می‌کند.  

منتشلو معتقد است، با توجه به پیشرفت‌های صورت گرفته در عرصه‌های مختلف دانش بشری به خصوص حوزه اطلاع رسانی و تکنولوژی و ارتباطات، یک روابط عمومی موفق و سرآمد نیز باید ضمن آشنایی با علوم و فنون ارتباطی و اطلاع از آخرین یافت‌ه‌ها، با ابزارهای کار در فضای ارتباطی و فناوری‌های روز آشنایی داشته باشد و امروز برخورداری از سواد رسانه‌ای و نحوه کار با ابزارهای ارتباطی برای روابط عمومی‌ها یک ضرورت به شمار می‌رود.

وی با اشاره به تقاوت بین روابط عمومی و تبلیغات اعلام کرد: روابط عمومی و تبلیغات دو مقوله جدا از هم هستند و از نظر هدف، روش ماهیت، توجه به موازین اخلاقی و نقش مخاطب و الگوی ارتباطی دارای تفاوت خاصی هستند، بر اساس دیدگاه صاحب نظران علوم ارتباطات، اصولا روابط عمومی با ذی نفعان خود یک تعامل دو طرفه داشته و در پی اقناع مخاطب خود بوده و با زبان مخاطب سخن می‌گوید اما تبلیغات در پی بهره‌برداری از مخاطب برای تامین مقاصد خود است و کارهایی که در روابط عمومی تحت عنوان امور تبلیغی شکل می گیرد بیشتر جنبه فرهنگی دارد.  

وی در پایان اضافه کرد: با توجه به گسترش ارتباطات به خصوص شبکه‌های اجتماعی، امروز با توجه علاقه مخاطبان و مردم برای حضور در فضای مجازی، استفاده از این رسانه‌ها در کنار رسانه های رسمی موضوعی اجتناب ناپذیر است و اداره اطلاع رسانی و روابط  عمومی آموزش وپرورش کردستان نیز با درک این مهم، برای خدمت رسانی به مخاطبان خود و اطلاع رسانی سریع و به موقع به ذینفعان، از رسانه‌های اجتماعی به خصوص،شبکه‌های اجتماعی داخلی استفاده می‌کند.

قطعا روابط عمومی، به عنوان نهادی که می‌تواند به صورت نظام‌مند، برنامه‌ریزی شده و سنجیده در جهت ایجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مدیران با کارکنان اقدام کند، بسیار حائز اهمیت است و باید به آن به عنوان کار تخصصی نگاه شود چرا که روابط عمومی نقش مهمی را در تعیین، شکل دهی و برنامه‌ریزی اجرای سیاست‌های راهبردی یک سازمان ایفا می‌کند و درک اهمیت روابط عمومی به عنوان بخشی از مدیریت استراتژیک به منزله یافتن نوعی مهارت مبارزه برای پیشرفت در سازمان تلقی می‌شود.